Uit het eindrapport van de in 1818 ingestelde Staatscommissie tot Reorganisatie der Departementen van Algemeen Bestuur blijkt dat het alsmaar uitdijende superministerie van Binnenlandse Zaken in 1823 in verschillende departementen werd ingedeeld. Aan SG voor de vernieuwing van de rijksdienst Roel Bekker de taak de geest weer in de fles te stoppen.

‘Daar, op de Markt, daar heb ik gewoond op nummer 20,’ zegt Roel Bekker terwijl hij een plek aanwijst op een historische kaart van zijn geboorteplaats Assen. Speciaal voor het werkbezoek van Bekker heeft Eefje van der Weijden de in opdracht van Lodewijk Napoleon vervaardigde kaart uit 1807 opgeduikeld uit het archief. We staan in depot nummer 18 van het Nationaal Archief, twee verdiepingen onder de grond, vlak achter het centraal station van Den Haag. Van der Weijden, medewerker presentatie van het archief, heeft nog een verrassing voor Bekker in petto. ‘Ik heb uw cv eens goed bekeken,’ zegt ze tegen de SG. ‘In deze brief uit 1978 staat dat u destijds op eigen verzoek op het ministerie van Vrom bent overgestapt van de Interdepartementale Commissie Groeikernen en Groeisteden (ICOG), waar u secretaris was, naar Volkshuisvesting.’ ‘Of dat op eigen verzoek was, is maar de vraag,’ reageert Bekker lachend. ‘Ik heb altijd op functies gezeten die het niet waren toen ik eraan begon.’

Als SG is Bekker verantwoordelijk voor de vernieuwing van de rijksdienst. Het werkbezoek dat hij deze middag aan het Nationaal Archief brengt is er een in een lange reeks. Zo was hij laatst nog bij de topografische dienst in Emmen, bracht hij een bezoek aan de penitentiaire inrichting De Schie in Rotterdam en mocht Rijkswaterstaat al enkele keren op zijn komst rekenen. De bezoeken staan in het teken van een ‘kleinere en betere overheid’, de taak waartoe Bekker zich gesteld ziet. Ook het Nationaal Archief moet inkrimpen en efficiënter gaan werken: in 2011 moet het archief het met 10 procent minder mankracht doen. Er werken momenteel zo’n 160 ambtenaren (127 fte) bij het agentschap dat direct onder de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ressorteert.

Diploma
Bij binnenkomst in het kantoor van directeur Martin Berendse valt Bekkers oog direct op het bureau, dat nog van de allereerste rijksarchivaris Van Riemsdijk is geweest, zo weet Berendse te vertellen. Het gesprek komt al snel op de opleiding tot archivaris waar hij – verplicht – mee bezig is. Op de allereerste vraag van Bekker – of hij zijn diploma al heeft – volgt een ontkennend antwoord. ‘De planning is de opleiding komend voorjaar af te ronden. Ik vind het nuttig, maar ben wel blij dat er een eind aan komt, het kost erg veel tijd.’
De formele taak van het Nationaal Archief ligt verankerd in de Archiefwet uit 1995, een ‘heel eenvoudig wetje’, volgens Berendse. ‘Daarin staat onder andere dat departementen en andere rijksonderdelen ervoor moeten zorgen dat hun archieven in goede staat aan ons worden overdragen.’ Officieel moet dat binnen twintig jaar gebeuren, wat betekent dat vandaag de dag stukken tot 1987 in het archief teruggevonden moeten kunnen worden. Er is echter een enorme achterstand ontstaan: van 1976 tot 1996 moet nog 250 kilometer archief worden uitgezocht en geschat wordt dat het tot vandaag zelfs nog 900 kilometer is.
In zijn eerste jaar als directeur – Berendse stapte begin 2008 over van het kerndepartement waar hij directeur Kunsten was naar het Nationaal Archief – heeft hij een visie ontwikkeld over de toekomst van het archief. De nieuwe missie luidt: ‘Het Nationaal Archief selecteert, beheert en presenteert de archieven van nationaal belang in eigen huis en op het www,’ zo blijkt uit de powerpointpresentatie waar hij snel doorheen loopt. Berendse vertelt dat hij zich de komende jaren meer wil richten op particuliere archieven, die immers ook van nationaal belang kunnen zijn. ‘Welk archief is nu interessanter bij een treinongeluk: dat van Verkeer en Waterstaat of dat van de NS?’ Onze klanten, vervolgt hij, begrijpen niet dat het privéarchief van Den Uyl zich in Amsterdam bevindt en dat van Van Agt in Nijmegen. ‘We zouden dit eigenlijk met een digitaal netwerk moeten ontsluiten, een zogeheten one-stop-shop.’
Berendse staat voor de ‘enorme klus’ onderdelen van het archief te digitaliseren. Steeds meer documenten moeten straks op internet te vinden zijn. ‘Dat is nog niet zo gemakkelijk,’ zegt hij. ‘Alleen al vanwege het feit dat papier 200 jaar mee gaat en digitale bestanden – vanwege de technologische ontwikkeling van software – nog geen 20 jaar.’

Een ander aandachtspuntje: de overheid verliest de grip op informatie, zo bleek onlangs ook al uit adviezen van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur (Rob). Het Nationaal Archief kan – en wil, zo verzekert Berendse zijn gast – hierin een rol spelen. Daartoe zouden eigenlijk de Archiefwet en de Wet openbaarheid van bestuur moeten opgaan in een nieuwe Informatiewet, vindt hij. ‘Wij zijn niet alleen verantwoordelijk voor het erfgoed, maar voor de hele informatieketen.’ Bekker knikt. ‘Als ik het goed begrijp houden jullie je met twee zaken bezig: met de erfgoedfunctie waarbij OCW jullie belangrijkste partner is, én jullie zijn verantwoordelijk voor het documenteren en elektronisch ontsluiten van overheidsinformatie. Daarbij zijn jullie aangewezen op BZK.’

Verkokering
Tijdens de rondleiding door het gebouw wordt duidelijk hoeveel documenten er inmiddels zijn opgeslagen: het Nationaal Archief omvat zo’n 110 kilometer aan materiaal. Ter vergelijking: het archief in Amsterdam telt 35 kilometer documenten en een gemiddeld gemeentelijk archief zo’n 15 kilometer. ‘We groeien bijna elke dag,’ zegt Berendse. ‘We kunnen in dit gebouw nog zo’n acht tot tien jaar voort. Daarna zullen we moeten uitbreiden, de hoogte in bijvoorbeeld. Dat kan, daar is bij de constructie rekening mee gehouden.’
In depot 18 liggen nog wat documenten klaar voor Bekker. Een Koninklijk Besluit uit 1823 bijvoorbeeld: het resultaat van het eindrapport van de in 1818 ingestelde Staatscommissie tot Reorganisatie der Departementen van Algemeen Bestuur. Koning Willem I had deze commissie ingesteld, zo weet Eefje van der Weijden te vertellen, om het ambtenarenapparaat ‘de meest eenvoudige en minst kostbare inrigting te geven, waardoor niet alleen het zamenhangend verband, maar ook de geregelde en spoedige afloop der werkzaamheden bevorderd en verzekerd, en gelijktijdig alle onnutte omslag voorkomen worde’, leest ze voor. De inrichting van de bestuursdepartementen, zoals destijds vastgesteld, is in de kern nog steeds hetzelfde, weet Bekker. Uit het document blijkt verder dat het alsmaar uitdijende superministerie van Binnenlandse Zaken in 1823 in verschillende departementen werd ingedeeld. Ieder departement kreeg zijn eigen ambtelijk en ondersteunend apparaat. ‘Geen ontkokering, maar verkokering dus,’ constateert Van der Weijden die Bekker als tip mee geeft dit document als bijlage bij zijn eindrapport voor de vernieuwing van de rijksdienst te voegen. De SG heeft een ander idee. ‘Ik lever dít document gewoon in, dat merkt niemand.’

Verschenen in PM, 19 december 2008