Als directeur-generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk is Jaap Uijlenbroek op het ministerie van BZK direct gemoeid met dossiers als het nieuwe functiegebouw, huisvesting en duurzaam inkopen. De vernieuwing van de rijksdienst houdt hij voor een noodzakelijke stap om af te rekenen met de schijnzekerheden van vroeger. ‘Om flexibiliteit van ambtenaren te bevorderen moet het helder zijn wat functies op een ander departement inhouden.’

Halverwege het interview klopt een medewerker op de deur van het kantoor van Jaap Uijlenbroek. ‘Om half vijf gaat de tas van de minister dicht, en het moet echt mee,’ aldus de ambtenaar. De directeur-generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk staat op en schuift achter zijn computer. Hij akkoordeert het stuk en de ambtenaar verdwijnt vrijwel geruisloos. Is hij altijd zo toegankelijk? Uijlenbroek lacht. ‘Ja, eigenlijk wel. Iedereen kan hier gewoon binnenlopen.’ De DG e-mailt en sms’t zijn medewerkers ook geregeld als hij met een dossier bezig is. ‘Dat vind ik niet meer dan normaal. Ik weet dat sommige collega’s meer afstand bewaren, maar ik voel me hier goed bij.’
Op de kop af tien jaar werkt Jaap Uijlenbroek voor de rijksoverheid. Hij is altijd werkzaam geweest bij organisaties die de publieke sector raakten, maar trad in 2000 in dienst van het ministerie van Vrom. ‘Ik ben daar blijven hangen na een klus over de huursubsidie die ik deed als consultant van Het Expertise Centrum.’ Vervolgens kwam Uijlenbroek via het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid – waar hij vier jaar lang algemeen directeur van de Arbeidsinspectie was – in het vizier van de Algemene Bestuursdienst voor een nieuwe functie: die van directeur-generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk (OBR) op het ministerie van BZK. ‘Ze waren op zoek naar iemand die ook in de uitvoering of de handhaving had gewerkt. Een persoon die de weerbarstigheid daarvan kent. Zodoende kwamen ze bij mij uit,’ legt Uijlenbroek uit, op een sombere donderdagmiddag in december. Vanuit zijn kantoor in de hoogbouw van het departement heb je goed zicht op de nieuwbouw van BZK en Justitie. Huisvesting is een van de dossiers waar Uijlenbroek als DG beleidsmatig verantwoordelijk voor is. Dat acht departementen de komende jaren bij elkaar intrekken, vindt hij een ‘gigantische prestatie’.

In de laatste voortgangsrapportage van de Vernieuwing Rijksdienst staat dat het gezamenlijk huisvesten van Buitenlandse Zaken en Defensie geen meerwaarde bleek op te leveren. Flauwekul natuurlijk, deze departementen willen helemaal niet samen in een gebouw.
‘Zo eenvoudig ligt dat niet. In termen van rijksvernieuwing is het samengaan van acht departementen in vier gebouwen een hele grote stap vooruit. Dat een aantal ministeries daar niet in mee gaat, is niet zo gek. Algemene Zaken moet lekker aan het Binnenhof blijven en Financiën heeft een hele PPS-constructie op het gebouw zitten. OCW huist in de Hoftoren, op loopafstand van de andere departementen. Dan houd je BZ en Defensie over, inderdaad. We hebben op een samengaan gestudeerd en zijn tot de conclusie gekomen dat het niet mogelijk is. Defensie is al heel ver in een aanbestedingstraject voor een nieuwe locatie en op Buitenlandse Zaken was gewoonweg onvoldoende ruimte om iedereen er te huisvesten.’

U kunt toch niet ontkennen dat er sentimenten meespelen die tot deze beslissing hebben geleid?
‘In de besluitvorming hebben we heel goed naar de feiten gekeken. Een discussie over sentimenten maakt het nogal ongrijpbaar, daar kom je toch nooit uit.’

Duurzame bedrijfsvoering is een ander belangrijk dossier waarmee u zich bezighoudt. Komend jaar moeten de inkopen van het rijk 100 procent duurzaam zijn. Hoever bent u daarmee?
‘Er zijn hele grote stappen gezet, maar je moet niet vergeten dat wat vandaag duurzaam is, morgen nog duurzamer kan zijn. Daarmee wil ik maar zeggen dat de techniek zich razendsnel ontwikkelt. We kunnen niet alles klimaatneutraal inkopen, want dat biedt de markt niet. We willen de meest duurzame aanbieding die in de markt te verkrijgen is.’

Het NIC, een kennisorganisatie op het gebied van inkoop, concludeerde in juli dat de overheid niet zoveel weet van duurzaam inkopen. Een terecht oordeel?
‘Dat is een absolute uitspraak waar ik niet zoveel mee kan. Ik weet zeker dat er onderdelen bij de rijksdienst zijn waarvoor dit pertinent onwaar is. En er zullen ongetwijfeld afdelingen zijn waar we die kennis nog verder moeten opbouwen.’

Is het uw taak in die kennis te voorzien?
‘De inkoopdirecties zijn er druk mee bezig. Daar waar de kennis ontbreekt, zullen ze een tandje bij moeten zetten.’

Hoe duurzaam en milieubewust bent u zelf eigenlijk? Doet u altijd het licht uit als u uw kantoor verlaat en bent u spaarzaam met het printen van e-mails of rapporten?
‘Ik ben niet iemand die elke seconde met duurzaamheid bezig is. Maar ik ben wel tegen verspilling en pak alles heel efficiënt aan. Ik gooi nooit eten weg en ik zal niet zomaar voor de gein in de auto rond het IJsselmeer gaan rijden. Je moet mensen niet vragen geobsedeerd met dit thema bezig te zijn. Ga gewoon zorgvuldig om met zaken in je omgeving, dan kom je al een heel eind.’

Vorige maand besloot de ministerraad tot het optuigen van een nieuw functiegebouw. De 30.000 verschillende functiebeschrijvingen worden teruggebracht tot maximaal 50 profielen. Eerst even over dat enorme aantal van 30.000 functies. Hoe is dat mogelijk, terwijl er ongeveer 120.000 rijksambtenaren zijn?
‘Dat is niet zo vreemd. Het heeft te maken met de cultuur van de ambtelijke organisatie in het verleden en met de arbeidsverhoudingen van toen. Rechtszekerheid was daarbij een kernbegrip, wat leidde tot paginalange functiebeschrijvingen, toegesneden op specifieke situaties. Het is goed te verklaren dat er 30.000 functies zijn ontstaan. Elke ministerie wilde voor zichzelf een goed functiegebouw, wat met de wetenschap van nu een onwenselijke situatie is. Om flexibiliteit van ambtenaren te bevorderen moet het helder zijn wat functies op een ander departement inhouden. Met het nieuwe functiegebouw geven we daar vorm aan.’

Kunt u aan de hand van uw eigen functie uitleggen wat er precies verandert?
‘Je zou bijna kunnen zeggen dat het functiehuis voor directeuren-generaal al bestaat. Ook DG’s worden aangesproken op het behalen van resultaten. Deze zijn voor mij persoonlijk zo helder mogelijk geformuleerd in concrete afspraken met de SG en de politieke leiding van het ministerie, het zogeheten managementcontract. Daarnaast dien ik over bepaalde kwaliteiten te beschikken op het terrein van complexe bestuurlijke besluitvormingsprocessen en over mangagement- en leiderschapskwaliteiten die nodig zijn om een DG OBR goed op de kaart te zetten en waar medewerkers graag willen werken. Dat is tot op zekere hoogte al opgenomen in mijn functiebeschrijving, waarin staat waar een DG aan moet voldoen. Daarnaast heb je dan een component gebonden aan beleidsterrein. In mijn geval affiniteit met bedrijfsvoering, kennis van ICT en dergelijke.’

Volgens Abvakabo FNV worden de discussies over flexibiliseren en het nieuwe functiegebouw ten onrechte aan elkaar gekoppeld. Functies breed en abstract formuleren is nuttig om ambtenaren inzicht te geven in hun loopbaanmogelijkheden, maar dreigt te worden misbruikt om ambtenaren tegen hun zin in aan ander werk te zetten, meent de bond. Hoe kijkt u hier tegenaan?
‘De zorg van de bonden kan ik me in sommige gevallen voorstellen. Er zijn altijd voorbeelden te vinden waarbij een instrument door individuele managers niet op de beoogde wijze wordt ingezet. Daarop zou het desbetreffende management ook aangesproken moeten worden. Het is zeker niet de bedoeling van het functiegebouw om medewerkers eenzijdig van A naar B te verplaatsen, tegen de wil van de medewerker. Als een manager dit per se wil, heeft hij daar het functiegebouw niet voor nodig. Dat kan hij al op basis van artikel 58 ARAR.
Flexibilisering en het functiegebouw hebben wel een relatie met elkaar. Het functiegebouw geeft inzicht in van het hele functielandschap binnen de rijksdienst. Leidinggevende en medewerker kunnen bespreken wat interessante opties zijn voor een volgende loopbaanstap, ook omdat inzichtelijk is wat er in een toekomstige functie wordt verwacht als het gaat om de te behalen resultaten, succesvol gedrag en specifieke kwaliteiten als kennis, vaardigheden en competenties.’

U zit nu anderhalf jaar op deze plek. Wanneer bent u geslaagd?
‘Vanuit de bedrijfsvoering zijn we heel erg bezig het rijk als eenheid te laten werken. We zijn geslaagd als we over een paar jaar een soort gemeenschappelijke bedrijfsvoering hebben ontwikkeld die politiek aanstuurbaar is en transparant. Tegelijkertijd moeten we goed zijn aangesloten op het primaire proces, daar doen we het tenslotte voor.’

Waar zit hem de grootste uitdaging in?
‘De bottom line is om het te laten werken. De post moet rondbezorgd worden, ook al doe je het samen.’

Roel Bekker stopt per 1 mei. Alle projecten die de vernieuwing van de rijksdienst betreffen worden dan bij de verschillende departementen ondergebracht. Komt die versnippering de daadkracht wel ten goede?
‘Het is maar hoe je ertegen aan kijkt. Roel Bekker is een soort buitenboordmotor van de verandering die buitengewoon effectief is. Zaken worden echt opgepakt en er is al veel veranderd sinds hij begon. Tegelijkertijd zie je dat hij ervoor gekozen heeft het niet allemaal zelf te gaan doen, dat kan ook helemaal niet. Bijna alle trajecten vallen nu al onder de verantwoordelijkheid van een van de SG’s. Dus met die daadkracht zit het wel goed.’ <

Dr. J.J.M. Uijlenbroek (1965) studeerde informatica aan de HTS en bestuurskunde aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam. Hij promoveerde in 1997 in Delft met een proefschrift over elektronisch documentenbeheer. Uijlenbroek werkte onder meer als consultant voor Het Expertise Centrum en kwam in 2000 in dienst van het ministerie van Vrom als directeur Informatie, Beheer en Subsidieregelingen. In 2004 stapte hij over naar SZW, in eerste instantie als plaatsvervangend inspecteur-generaal. Vervolgens werd hij algemeen directeur van de Arbeidsinspectie tot hij in juli 2008 bij BZK aan de slag ging als DG OBR.

Verschenen in PM, 18 december 2009