Men neme: een paar ambtenaren van verschillende organisaties, een aantal zzp’ers met hart voor de publieke zaak, twee coaches en een opdrachtgever. Zet ze een aantal middagen bij elkaar, et voilà! Ze komen met toepasbare oplossingen voor concrete problemen. Zo simpel ligt het natuurlijk niet, maar dit is kortweg de Doetank-methode, ontwikkeld door een consortium van TNO, de Kafkabrigade en Kennisland. Zij doen dit vanuit hun organiserende rol binnen het Slimmernetwerk, waarbij drieduizend vernieuwers in het openbaar bestuur zich reeds hebben aangesloten. Het onderliggende programma Innoveren door professionals is geadopteerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Jan Hof, programmamedewerker Beter Werken in het Openbaar Bestuur bij BZK en lid van het Slimmernetwerk-projectteam, legt uit dat de Doetank een methode is om complexe vraagstukken op te lossen.

‘Je moet het zien als innovatie van onderop,’ zegt Hof. ‘Het is een alternatieve werkwijze voor de overheid, die normaal gesproken tamelijk hiërarchisch is ingericht.’ Door middel van deelname aan een Doetank worden professionals uit hun normale stramien gehaald, vervolgt Hof. ‘We proberen tegen te gaan wat binnen de overheid gemeengoed lijkt geworden: veel praten en weinig doen. Dat is soms best lastig, want degenen die meedoen, werken normaal gesproken in zo’n omgeving, die heb je niet zomaar in een andere stand.’

Kennismanagement
Hof is niet alleen via het projectteam betrokken bij de Doetanks, hij heeft er zelf ook eentje als coach onder zijn hoede. Samen met Thomas van Andel van Kennisland/Kafkabrigade begeleidt Hof de Doetank Kennisbehoud Publieke Sector, die zich, zoals de naam al aangeeft, bezighoudt met het behoud van kennis. Het idee om dit onderwerp eens onder de loep te nemen, komt van voormalig ambtenaar Ruud Roepers, tegenwoordig werkzaam als zzp’er en deelnemer aan de Doetank. Op LinkedIn startte hij de groep Ambtenaren Netwerk Nederland, die inmiddels ruim 1.300 leden heeft. Binnen deze groep ontstond een discussie over de manier waarop de overheid omgaat met behoud van kennis. Vanwege de forse bezuinigingen en de op handen zijnde vergrijzing, die binnen een paar jaar flink toeslaat in het openbaar bestuur, bepaald geen luxeprobleem.

Hans Davina is een van de deelnemers aan de Doetank Kennisbehoud. Na lange tijd bij het ministerie van LNV te hebben gewerkt, kwam hij in 2009 bij Rijkswaterstaat terecht. Via LinkedIn kwam hij op het spoor van de Doetank. ‘Een nieuwe manier van werken met nieuwe hulpmiddelen, dat sprak mij als adviseur bij Rijkswaterstaat wel aan.’ Davina bezocht een aantal bijeenkomsten van de in totaal uit twaalf personen bestaande Doetank. De deelnemers zijn voornamelijk werkzaam bij de overheid, onder andere bij de gemeente Rotterdam, het Kadaster, de Belastingdienst, het ministerie van Infrastructuur en Milieu en de politie. Ook hebben twee zelfstandigen zich aangesloten bij de club. Het gezelschap komt sinds een half jaar regelmatig bijeen. Ondanks de volgens Davina wat trage aanloop, is er al resultaat geboekt. ‘Een van de leden werkt bij de politie en eigenlijk als vanzelf ontstond het idee verhoortechnieken te gebruiken om kennis in de organisatie te borgen.’

Inmiddels is deze techniek, ook wel knowledge scene investigation genoemd, in de praktijk getoetst. Een ervaren agent is op bezoek geweest bij het Kadaster en heeft daar een zestigplusser aan een verhoor onderworpen over de kennis die hij in huis heeft. ‘Zonder Doetank was deze informele samenwerking tussen politie en Kadaster niet zo snel tot stand gekomen,’ zegt Hof. ‘Het is juist het snel uitproberen van die experimentele, concrete ideeën die de Doetanks onderscheidend maken. De nadruk ligt op doen en het daarvan leren om zelf innovatiever te worden.’

Speurtocht
Een ander idee dat de groep heeft ontwikkeld, een kennisspeurtocht, kan op minder enthousiasme van Davina rekenen. ‘Dit vind ik een wat amateuristische oplossing, eerlijk gezegd. Dat heb ik ook meteen gemeld, ik gooide de knuppel maar in het hoenderhok.’ Hof begrijpt wel wat Davina bedoelt, maar tekent er direct bij aan dat het toch goed is dat dit soort oplossingen door de groep wordt geopperd. ‘De speurtocht is misschien niet het meest innovatieve idee dat er te bedenken valt, maar het feit dat er zoveel mensen van verschillende organisaties bijeen zijn en over een maatschappelijk probleem nadenken, levert al meerwaarde op. En wie weet wat er nog van komt als de speurtocht verder ontwikkeld wordt. Wij hangen niet voor niets het principe learning by doing aan.’ Wat Hof maar wil zeggen is dat het Doetank-concept wat hem betreft zijn meerwaarde al bewezen heeft doordat er binnen een multidisciplinaire setting over een belangrijk onderwerp als kennisbehoud gesproken en, belangrijker, actie op ondernomen wordt. ‘Iedereen neemt zijn ervaring weer mee terug naar zijn eigen organisatie, dat is eigenlijk al pure winst.’

Davina heeft inmiddels namens Rijkswaterstaat een business case ingebracht. ‘We hebben de Doetank gevraagd eens na te denken over het opzetten van een kennisnetwerk nieuwe stijl,’ vertelt hij. ‘Vroeger zat je met je directe collega’s om de tafel om kennis uit wisselen over nieuwe ontwikkelingen, ervaringen en oplossingen op de markt of in de wetenschap. Nu we zoveel andere communicatie-middelen tot onze beschikking hebben, zijn de mogelijk-heden tot het uitwisselen, behouden en gebruiken van kennis legio. Het is niet langer voornamelijk intern gericht, maar ook extern. De vraag is hoe je dit het beste organiseert. Ik ben benieuwd of we daar binnen de Doetank een oplossing voor kunnen bedenken.’

Smeken
Hof is overigens de eerste om te erkennen dat de Doetank-methode nog in ontwikkeling is. ‘We zijn er nog lang niet, maar het is ons streven straks een methode te hebben om vraagstukken op te lossen, die daar regelmatig voor wordt ingezet. Veel mensen zitten nog op vrijwillige basis in een Doetank, maar het zou mooi zijn als de publieke sector deze vorm van samenwerking zou omarmen en dat ambtenaren, zonder bij hun baas te moeten smeken om erbij te mogen zijn, zich kunnen aansluiten.’

Naast kennisbehoud zijn er Doetanks actief op een aantal andere onderwerpen. Onder meer voor effectief leiderschap, de jonge, innovatieve ambtenaar, vaktherapie,  schuldhulpverlening en de rol van gemeenten bij decentralisaties. Momenteel wordt gezocht naar organisaties die als opdrachtgever kunnen fungeren. ‘Het zou mooi zijn als publieke organisaties, die met slimme oplossingen willen experimenteren, zich melden,’ zegt Hof. Op 22 november vindt in de Beurs van Berlage te Amsterdam het jaarlijkse Slimmernetwerk Grand Café plaats, dat in het teken staat van verbinding tussen bottom up innovatie en de grote strategische organisatievraagstukken bij de overheid. Onlangs is het Slimmernetwerk een alliantie aangegaan met KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, om vernieuwing in de publieke sector een stap verder te helpen. Ze vragen leidinggevenden binnen gemeenten om samen een aantal Doetanks te organiseren. De meeting op 22 november is daarvoor het startsein.

Verschenen in PM, 2 november 2012