Het kabinet heeft in het regeerakkoord het voornemen uitgesproken dat bedrijven en burgers in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal moeten kunnen afhandelen. Minister Blok heeft deze ambitie in zijn Hervormingsagenda vertaald in de doelstelling dat de rijksdienst in 2017 volledig digitaal moet werken, ‘zowel in dienstverlening naar burgers als qua organisatie’. In de visie Digitaal 2017 heeft minister Plasterk dit benoemd voor de andere overheden. Dit betekent nogal wat voor overheidsorganisaties én voor ambtenaren. Zij zullen als het ware een omslag moeten maken van analoog naar digitaal werken. Papiervreters worden bits-verwerkers, dossierkasten gaan de cloud in en Facetime-vergaderingen vervangen deels de meetings in real life.

Is het reëel om te denken dat alle ambtenaren anno 2017 alleen nog maar digitaal werken? ‘Als onze koning wetten via een iPad ondertekent, dan kunnen wij dat zeer zeker!’ aldus Spinder. ‘De meeste gemeenten en provincies zijn de digitaliseringsslag aan het maken,’ vertelt ze. ‘Ook in Den Haag is men er druk mee bezig, hoewel het per afdeling erg verschilt. Ik kom groepen tegen waar nog met heel veel papier wordt gewerkt.’ Spinder geeft aan dat Het Nieuwe Werken een grote rol speelt. ‘Als een organisatie flexwerken heeft ingevoerd, kun je niet meer hele stapels papier op je bureau hebben liggen.’

De provincie Utrecht heeft de verhuizing naar een nieuwe locatie aangegrepen om een nieuw werkplekconcept te introduceren. Sinds april vorig jaar zijn er geen persoonsgebonden werkplekken meer, vertelt projectleider Ida Zetstra. ‘We werken alleen nog met mobiele middelen, iedereen heeft inmiddels een laptop en een smartphone.’

Hetzelfde is het geval op het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat afgelopen jaar in het nieuwe pand is getrokken. Er zijn geen vaste werkplekken meer, vertelt coördinerend beleidsmedewerker Betty Feenstra. ‘Op sommige afdelingen heeft iedereen een laptop en er zijn ook vaste pc’s waar iedereen kan inloggen.’ Per directie kon een keuze worden gemaakt: een tablet of een smartphone. De directie van Feenstra koos voor het laatste. ‘Dat is dus heel handig,’ vindt ze. ‘We kunnen nu op een eenvoudige manier inhoudelijk samenwerken via allerlei nieuwe media. Ook nu mijn directe collega’s in de nieuwbouw over twee verdiepingen verdeeld zijn. We hebben met een man of dertig een What’s App-lunchgroep aangemaakt, zodat we elkaar kunnen laten weten hoe laat we op een bepaalde plek in de kantine afspreken.’

Het managementteam van de gemeente Enkhuizen werkt sinds begin 2012 volledig digitaal. Drijvende kracht achter deze ontwikkeling is gemeentesecretaris Robert Reus. Zelf is hij er al helemaal aan gewend, maar dat geldt niet voor iedereen in zijn organisatie. ‘De een is er wat vaardiger in dan de ander,’ zegt hij diplomatiek. De helft van de MT-leden in Enkhuizen heeft een iPad van Apple, de andere helft een tablet met Android. Reus: ‘Dat hebben we bewust zo gedaan, zodat we kunnen kijken wat het beste werkt. Het is soms lastig, lang niet alle apps en programma’s zijn voor beide geschikt. Ik kan me overigens voorstellen dat we op termijn allemaal overgaan op een device waar Windows 8 op draait. Dat is een aanlokkelijk alternatief vanwege de integratie met Outlook.’ De fusie met Stede Broec en Drechterland, waar Enkhuizen momenteel middenin zit, zal volgens Reus als een vliegwiel gaan werken. ‘Op 1 januari 2015 is de SED-organisatie een feit. Drie gemeenten zijn dan verdeeld over vier gebouwen. Als ambtenaren elkaar dan willen ontmoeten, zullen ze dat toch vooral digitaal moeten doen.’

Papierloos
Het faciliteren van digitaal werken door het aanbieden van laptops, tablets en smartphones is een ding, maar ambtenaren zover krijgen dat ze daadwerkelijk papierloos gaan, is een volgende stap. ‘Vooral met vergaderingen is het lastig om totaal digitaal te gaan,’ vindt gemeentesecretaris Reus. ‘Op tablets is een omvangrijk excelsheet soms niet goed leesbaar, omdat het formaat anders is. Daar worstelen we wel mee en ik zie zo nu en dan toch nog veel printjes op tafel verschijnen.’ Ook de provincie Utrecht werkt nog niet geheel papierloos, al zou Zetstra dat wel willen. ‘We hebben afgesproken dat managers niet meer al hun e-mails uitgeprint krijgen om ze in de trein te kunnen lezen. Daarnaast staan alle stukken bij ons in een documentensysteem en het is de bedoeling dat de secretaresse een link stuurt waarmee je direct naar dat systeem gaat, zodat je niet hoeft te printen.’

Het secretariaat speelt volgens Spinder een belangrijke rol in de omslag naar digitaal werken. ‘Zij plannen afspraken en vergaderingen in, dus het is slim hen erbij te betrekken. Bovendien gaat hun werk enorm veranderen,’ aldus Spinder, die aangeeft dat de meeste secretaresses nog nauwelijks met mobiele devices werken. ‘Dit is een groep medewerkers die echt vergeten wordt.’

Bestuurssecretaresse Lucienne Verspaget-Kuhn van de gemeente Eindhoven heeft de omslag al wel gemaakt. ‘Sinds begin dit jaar doe ik bijna alles digitaal, ik print nauwelijks meer iets.’ Ze heeft nog wel een desktop pc op kantoor, maar veel zaken regelt ze via de iPad. ‘Alle documenten berg ik op in iBabs en mijn to do-lijst gaat via Basecamp,’ vertelt Verspaget-Kuhn. Ze heeft ervaren dat er vooral bij het agendaoverleg met haar baas veel tijdwinst te behalen valt als het via de iPad gaat. ‘Vroeger moest ik alle mailtjes printen en in een postboek doen. Die bladerden we dan samen door. Nu hebben we allebei een iPad voor ons neus en handelen we de mailtjes direct af. Waar ik voorheen terug liep naar mijn bureau met een postboek vol nog te behandelen mailtjes, stop ik ze nu direct in het mapje “follow up”.’ Verspaget-Kuhn, die binnenkort haar collega-secretaresses van de Eindhovense wethouders en de directieraad wegwijs gaat maken in het werken met de iPad, geeft aan dat ze het in het begin helemaal niet zag zitten. ‘Maar nu kan ik het niet meer missen, al die digitale toepassingen maken mijn werk een stuk aangenamer.’

Dat is ook wat Spinder om zich heen ziet. ‘Ambtenaren moeten vooral een gedragsverandering ondergaan. Dan krijgen ze een iPad, maar werken ze toch nog veel op ­papier, dat is helemaal niet nodig.’ Om hun ambtenaren op weg te helpen heeft de HRM-afdeling van de provincie Noord-Brabant een speciaal trainingsprogramma ontwikkeld: Twinkerz. ‘Dat bestaat uit een divers aanbod aan workshops waarbij sociale media, in de breedste zin van het woord, centraal staan,’ vertelt Charlotte van Meer, projectleider Opleidingshuis & Mobiliteitscentrum. Collega en strategisch adviseur Monique Roosen vult aan: ‘We hebben voor een thematische insteek gekozen en naast een introductietraining bieden we vier workshops aan: slim samenwerken, slim informatie verwerken, slim profileren en slim presenteren. De trainers zijn ambtenaren van de provincie zelf, die daartoe worden opgeleid. Daarnaast koppelen we dit aan de ontwikkeling van de organisatie de komende jaren. Dit staat niet los van elkaar’. Van Meer: ‘Inzet en effecten van sociale media moet je ervaren. Door de inzet van eigen medewerkers als trainers die gaan pionieren, ervaren de managers wat dit kan betekenen voor werkzaamheden.’

Dynamiek
De grootste winst die er te behalen valt bij het maken van de omslag naar digitaal, is – naast tijd en geld – dat het een andere manier van werken oplevert. ‘Normaal gesproken trekt de projectleider een project, maar als je in een groep digitaal samenwerkt is er meer gedeelde verantwoordelijkheid,’ zegt Spinder. ‘De dynamiek wordt anders.’ Zetstra merkt dat er in de provincie Utrecht makkelijker samenwerking plaatsvindt nu er op digitaal werken wordt gestuurd. Ook Feenstra van BZK ziet de voordelen. ‘Je hebt veel eenvoudiger toegang tot allerlei data. Als we in een vergadering zitten en we hebben voor de discussie bepaalde informatie nodig, dan zoeken we dat direct even op via onze smartphones. Ik kan me echt niet meer voorstellen hoe we ooit zonder hebben gekund.’

Spinder wijst er tot slot op dat er nog wel wat praktische hobbels genomen dienen te worden eer alle overheidsorganisaties volledig digitaal kunnen werken. Zo kan bijvoorbeeld de parafencultuur danig in de weg zitten, geeft Zetstra van de provincie Utrecht toe. ‘Het zou erg veel schelen als dat gewoon digitaal kan. Nu worden veel documenten toch nog op papier rondgestuurd.’ Daarnaast speelt de IT-afdeling een cruciale rol. ‘Natuurlijk is de beveiliging van documenten en digitaal verkeer heel belangrijk, maar IT’ers willen alles dichttimmeren,’ aldus Spinder. ‘Dan wordt er moeilijk gedaan over het gebruik van Dropbox of Google Drive en daar schiet je dus niets mee op.’ Volgens de voormalig ambtenaar – Spinder werkte onder meer bij de gemeente Amsterdam – is zo’n 95 procent van alles wat digitaal is niet-vertrouwelijk. ‘De toegang tot die bestanden kun je dus prima regelen.’ Het spreekt volgens haar voor zich dat een ambtenaar hier voorzichtig mee is. ‘Je gaat niet midden in de Coffee Company een uitkeringsdossier bijwerken.’ Het gevaar van het verbieden van bijvoorbeeld Dropbox is dat men er dan omheen gaat, merkt Spinder op. ‘Ze sturen het naar een Gmail-account, printen het of zetten het op een usb-stick. Ik vraag me af of dat dan veilig is.’

++++++++

Al direct bij de start van een nieuw ­project maakt Bolkestein duidelijk dat er alleen gecommuniceerd wordt via Yammer. ‘Daarbij moet het voor iedereen helder zijn dat het geen babbelclubje is, maar een platform om professionele discussies te voeren,’ zegt hij.

‘In eerste instantie vinden deelnemers het vooral leuk om ­informatie te halen. Het duurt even eer ze ook informatie gaan delen. Laatst kwam er een ambtenaar van mijn afdeling naar me toe met de vraag of ik het goed vond dat ze iets in de Yammergroep zou ­posten. Daarvoor hoeft ze natuurlijk niet eerst bij mij aan te kloppen!’

‘Het is een beetje de cultuur geworden dat de leidinggevende alles bepaalt,’ vervolgt Bolkestein. ‘Dat moet je loslaten als je op deze manier digitaal met elkaar samenwerkt. Als je het platform goed gebruikt, kan het heel nuttig zijn. In plaats van dat je een dossier op je bord krijgt, ben je erbij betrokken. De informatie wordt veel transparanter en breder deelbaar.’

Een ander voordeel van deze ­digitale manier van werken, zo vindt ­Bolkestein, is dat het vaste ­tweewekelijkse werkoverleg is ­komen te vervallen. ‘Natuurlijk ­overleggen we nog wel met  elkaar, maar dat ­organiseren we dan ad hoc, als bijvoorbeeld uit de Yammerdiscussie blijkt dat daar behoefte aan is.’

+++++++++

Bring your own device

BYOD, oftewel Bring Your Own Device, wordt steeds populairder in overheidsland. ‘Steeds meer ambtenaren gebruiken hun eigen laptop of tablet voor hun werk,’ zegt Kim Spinder. ‘Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur, dus dat moet je als werkgever niet willen opleggen. Je moet het faciliteren, zodat alle programma’s op de verschillende devices werken.’

Noord-Brabant heeft BYOD ingevoerd. Ambtenaren krijgen een vergoeding voor hun smartphone en tablet, vertelt Charlotte van Meer. ‘De medewerker moet zijn leidinggevende wel uitleggen wat hij er precies mee gaat doen.’ In de provincie Utrecht staat BYOD daarentegen nog in de kinderschoenen, vertelt Ida Zetstra. ‘We denken er wel over na. Het wordt op verzoek wel  ondersteund, maar niet actief gepromoot.’ Feenstra van BZK geeft aan dat zij de laptop van haar werkgever weer heeft ingeleverd, omdat ze zelf een Macbook heeft. ‘Dat werkt prima. Via een beveiligde omgeving kan ik ook op mijn eigen laptop bij allerlei bestanden.’

Must Apps

Online vergaderen
Skype
Facetime
Google Hangouts

Online samenwerken
Yammer
Sharepoint

Aantekeningen, actielijst en agenda
Evernote
Quickoffice
Basecamp
Wunderlist
Sunrise

Documenten
iAnnotate
iBabs
Notubox 2
Zotero
Dropbox
Google Drive

Presenteren
Prezi
Keynote

Verschenen in PM, 3 oktober 2013