Voor de twaalfde keer is Nederland in de eerste helft van 2016 voorzitter van de Europese Unie. Als ‘Team Holland’ bereiden ambtenaren op de departementen, in Brussel én Europa zich voor. Een gesprek met Tony Agotha en Han-Maurits Schaapveld van het ministerie van Buitenlandse Zaken over de inhoudelijke en organisatorische kant van het EU-voorzitterschap.

Focus is een jaarlijkse uitgave van Sdu waarin we vooruitblikken naar komend jaar: wat kan de overheid in 2016 verwachten? Lees Focus online.

Op moment van interviewen – begin september – duurt het nog 121 dagen eer het Nederlands voorzitterschap van de Europese Unie aanvangt. Tony Agotha, hoofd van de afdeling Europese Integratie op het ministerie van Buitenlandse Zaken, voelt de hete adem in zijn nek. ‘We zijn hier al jaren mee bezig en het verloopt goed,’ zegt hij, ‘maar er moet ook nog een heleboel gebeuren.’ Agotha houdt zich vanuit BZ bezig met de beleidsinhoudelijke kant van het voorzitterschap. In 2004 – de vorige keer dat Nederland voorzitter was – was hij er ook al bij, toen namens de Permanente Vertegenwoordiging in Brussel. De club van Agotha, die uit achttien ambtenaren bestaat, vormt samen met de andere collega’s van de directie Integratie Europa en de mensen op de vakdepartementen de backoffice van de PV in Brussel, zoals hij het zelf verwoordt. ‘We hebben een Brussels­based voorzitterschap,’ legt Agotha uit. ‘Ons team hier op BZ vormt een belangrijke schakel, ook richting de departementen.’

Op alle ministeries zijn projectteams inhoudelijk bezig met het voorzitterschap. Het moet lang niet eenvoudig zijn iedereen op één lijn te krijgen, maar Agotha spreekt graag van Team Holland, dat eensgezind naar een doel toe werkt. ‘We gaan elkaar niet bevechten. Ik constateer dat de neuzen op de departementen dezelfde kant op staan.’

De EU-voorzitter heeft in het post-Lissabontijdperk een andere rol dan voorheen. De Europese Raad heeft een eigen voorzitter, sinds vorig jaar in de persoon van Donald Tusk. Dat betekent dat een lidstaat met zijn voorzitterschap veel meer dienend is aan de strategische agenda van de EU. ‘Binnen die agenda kunnen we wel onze eigen accenten zetten,’ zegt Agotha. ‘Maar het is goed te beseffen dat je er als voorzitter niet primair zit namens de nationale vlag. Je kunt ook niet overal tegen zijn of een bepaald dossier er per se door willen krijgen. Zo’n houding past een voorzitter niet. We zijn er het eerste half jaar van 2016 voor om de collectieve belangen zo goed mogelijk te behartigen. Juist daarom hebben we flink geïnvesteerd in onze bondgenoten en andere like­minded partners. Zodat zij kunnen trekken aan dossiers, die wij nationaal zo belangrijk vinden.’

Cursus voorzitterschap
Hoewel Nederland voor de twaalfde keer voorzitter is van de EU is het niet zo dat het organiseren ervan inmiddels gesneden koek is. Agotha: ‘De laatste keer dat we voorzitter waren, was in 2004.
Dat was nog voordat het Verdrag van Lissabon in werking trad, we hebben nu een heel andere EU. Bovendien zijn er in tien jaar tijd veel nieuwe generaties ambtenaren bijgekomen.’

Om alle zeshonderd betrokken ambtenaren goed voor te bereiden op de klus die ze te wachten staat, zijn ze allemaal op voorzitterschapscursus geweest. Agotha vertelt dat deze training uit verschillende modules bestaat. ‘Van een beginnerscursus voor mensen die helemaal niets van de EU weten tot trainingen aan mensen die echt vergaderingen gaan voorzitten.’ Uit ervaring weet hij hoe lastig het is een ambtelijk werkgroep te leiden. ‘Je dossier goed kennen is één, maar zo’n vergadering effectief voorzitten vergt veel van iemand. Je hebt niet alleen 27 lidstaten aan tafel, maar ook het raadssecretariaat links van je en aan de overkant de Commissie. Ze hebben allemaal verschillende belangen, talen en stijlen in cultuur. Het is een behoorlijke opgave om zo’n groep op een lijn te krijgen, zeker bij de moeilijke dossiers die soms heel politiek gevoelig zijn. De gunfactor speelt daarbij overigens een belangrijke rol.’ ‘Een half jaar voorzitterschap lijkt heel kort’, vervolgt Agotha, ‘maar we zijn al jaren met de voorbereidingen bezig. Een EU-voorzitterschap is meer jazz-improvisatie dan een fuga van Bach. Het is geen erebaantje, maar we hebben al een paar maanden een informatievoorsprong op de andere lidstaten. Ons netwerk is zo verdiept en verbreed, dat werkt na 30 juni 2016 nog lang door. Alle ambtenaren zijn straks door een EU-wasstraat gegaan, daar hebben we nog jaren profijt
van. Dat zal veel mensen wellicht niet interesseren, maar voor ons is
het superbelangrijk omdat we door zo’n voorzitterschap veel effectiever worden in het behartigen van de Nederlandse belangen, ook als het half jaar weer voorbij is.’

CPEU2016
Han-Maurits Schaapveld is projectdirecteur van de Centrale Projectorganisatie EU-voorzitterschap, kortweg CPEU2016. In september 2013 is een aantal collega’s begonnen, hijzelf is op 1 januari 2015 gestart. ‘Op 15 november staan we klaar,’ zegt Schaapveld, wiens team uit 25 fulltimers bestaat. Er zijn ook net 35 liaison officers geïdentificeerd, ambtenaren afkomstig vanuit de hele rijksoverheid, die meehelpen met het programma en ministers begeleiden die naar Nederland komen. Anders dan het team van Agotha is de CPEU2016 speciaal in het leven geroepen om het voorzitterschap te organiseren. ‘De ministerraad heeft besloten dat het voorzitterschap gastvrij, innovatief, sober en veilig moet zijn. Daar zijn wij verantwoordelijk voor,’ legt Schaapveld uit. ‘Van aankomst op Schiphol tot het vertrek.’ Het gaat in totaal om zo’n 17.500 ministers, delegatieleden en ambtenaren. Omdat sommigen langer dan een dag blijven, spreekt Schaapveld over 25.000 vergaderdagpersonen, hoewel hij dat geen mooi woord vindt. Schaapveld en zijn team regelen het vervoer naar en in Amsterdam, met taxi’s en rondvaartboten. Dan heb je nog de overnachtingen in hotels, catering, naambordjes, vlaggen, de bouw van vergaderzalen, inrichting, techniek, noem maar op.

Een groot voordeel ten opzichte van eerdere Nederlandse voorzitterschappen is dat alle bijeenkomsten dit keer op één locatie plaatsvinden, in het Scheepvaartmuseum in Amsterdam en op het aanpalende Marineterrein. ‘Dat heeft vooral een financiële reden,’ zegt Schaapveld. ‘In 2004 was het voorzitterschap verspreid over 27 locaties en waren we eindeloos bezig met het huren van accommodatie.’ Tegelijkertijd is het voor de organisatie natuurlijk heel handig dat dit voorzitterschap zo geconcentreerd is. Om nog maar niet te spreken van de eenheid in uitstraling. ‘Op alle foto’s komt straks dezelfde aankleding in dezelfde zaal terug.’

Papierloos
Een andere noviteit is de ambitie om een paperless voorzitterschap te organiseren. Schaapveld: ‘Dat betekent dat er geen programmaboekjes en plattegronden zijn, maar dat alle deelne- mers straks een EU-app krijgen. Daar staat de agenda van de vergaderingen in, maar ook het botenschema voor het vervoer. Het is een soort Q&A, ze kunnen alle noodzakelijke informatie in de app vinden.’ Schaapveld heeft al ervaring met zo’n papierloos evenement. Hij was ook projectdirecteur van de Nuclear Security Summit in 2014 in Den Haag, waar met een NSS-app is gewerkt.

Over het budget wil en kan Schaapveld niet zoveel zeggen. ‘We hebben een bepaald bedrag gekregen en daar houden we ons aan. Maar veel is nog onzeker, het hele veiligheidsaspect moet nog worden bekeken.’ Hij verzekert dat er substantieel minder wordt uitgegeven dan in 2004. Dat
is ook de ambitie van het kabinet, zo schreef minister Koenders in oktober 2014 al aan de Kamer. ‘Het Nederlands voorzitterschap kostte in 2004 in totaal 97 miljoen euro. Omgerekend naar 2016 zou dat ongeveer 120 miljoen euro zijn,’ aldus Koenders. ‘Door te besparen en te versoberen kunnen de kosten in 2016 significant worden verminderd.’ De concentratie op één locatie is een belangrijke factor, maar ook is bijvoorbeeld het logo uit 2004 hergebruikt.

‘We geven een visitekaartje af, een typisch Hollands visitekaartje,’ reageert Agotha. ‘Het wordt geen galabal met allemaal in het lang. We zijn er om ons werk te doen, goed georganiseerd. Dat verwacht men van Nederland, dus dat moeten we ook waarmaken.

Nederland kent een lange traditie met een bepaalde cultuur en ambities en dat proberen we uit te stralen. Je kunt dat sober noemen, ik noem het efficiënt. Zeker in deze tijd is het belangrijk te laten zien dat we ons willen focussen op zaken die belangrijk zijn. Het is goed dat mensen
zien dat er niet met geld gesmeten wordt. Natuurlijk kost het geld, maar het blijft een sober en efficiënt voorzitterschap.’
 Waar het voorzitterschap voor Agotha begin januari echt van start gaat, moet het team van Schaapveld al eerder klaar zijn. Niet alleen om alle zaken
 te testen, maar op 24 november vindt reeds een ambassadeursconferentie plaats in het Europagebouw. ‘Dan kunnen wij mooi oefenen,’ zegt hij. Direct erna zijn de secretarissen-generaal van alle Europese ministeries van Buitenlandse Zaken te gast en minister Ploumen organiseert in december een conferentie.
 Maakt Schaapveld zich nog ergens zorgen over? Nee, zegt hij. ‘We moeten gewoon zorgen dat we goed voorbereid zijn, daar zijn we nu volop mee bezig.’ Hij is tevreden ‘als het laatste delegatielid straks tevreden vertrokken is’. Schaapveld hoopt wel dat het een voorzitterschap wordt
 dat men een beetje onthoudt. ‘Zoals 
in 1997 toen de regeringsleiders door Amsterdam fietsten.’

+++++++++++++++++++++++

RIJK VOLGT STRATEGISCHE AGENDA EU

De strategische agenda van de Europese Unie, zoals in juni 2014 vastgesteld door de Europese Raad is leidend voor het Nederlandse EU­voorzitterschap. Deze agenda omvat vijf prioriteiten:

• Banen, groei en concurrentievermogen
• Beschermen en activeren van alle burgers
• Een Energie­unie met een toekomstgericht klimaatbeleid
• Vrijheid, veiligheid en recht
• Een sterke mondiale speler

Dit houdt onder meer in dat er tijdens het EU­voorzitterschap aandacht is voor de bilaterale onderhandelingen op handelsgebied met de Verenigde Staten (TTIP) en Japan, duurzame ontwikkelingsdoelen, mensen­ rechten, versterking van de interne markt, een effectieve Europese investeringsagenda, digitale interne markt, het stimuleren van groei en werkgelegenheid, cybersecurity, cy­ bercrime, Agenda Stad, consistentere en beter uitvoerbare milieurichtlijnen en arbeidsmobiliteit.

Gemeenten
EUROPESE AGENDA STAD
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten kijkt uit naar de vaststel­ling van een Europese Agenda Stad. ‘Daarmee kan een belangrijk stap worden gezet in het bereiken van een andere werkwijze in “Brussel”,’ aldus een woordvoerder. ‘Een meer integrale aanpak, met een duidelijke rol voor steden in het beleidsproces en met voldoende fondsen voor steden om binnen Europese kaders doelstellingen te realiseren.’
Nederland werkt momenteel met andere lidstaten, steden en de Europese Commissie aan de Europese agenda stad. Deze agenda heeft tot doel het terugdringen en verbeteren van Europese regelgeving die stedelijke ontwikkeling beperkt, betere toegankelijkheid en benutting van Europese fondsen voor steden en stedelijke regio’s en het delen van kennis en best practices van innovatieve oplossingen problemen waarmee steden te maken hebben. Op 30 mei 2016 vindt in Amsterdam een informele raadsbijeenkomst plaats van de ministers voor stedelijke ontwikkeling. Daar zou de agenda vastgesteld moeten worden.

Provincies
STEDELIJKE ONTWIKKELING
Stedelijke ontwikkeling is voor de provincies een van de belangrijke aandachtspunten tijdens het EU­voorzitterschap. Rob van Eijkeren van het Huis van de Nederlandse Provincies: ‘Eind mei zal er in Amsterdam een conferentie plaatsvinden over de Urban Agenda. Voor de provincies staat urban voor verstedelijkt gebied, waarin de provincies optreden als gebiedsregisseur. Richting Rijk en VNG hebben we aangegeven complementair te willen zijn. De provincies kunnen een rol spelen bij het op elkaar afstemmen van zaken, zodat verkokering wordt voorkomen. Gedurende het voorzitterschap organiseert het Huis van de Nederlandse Provincies elke maand een bijeenkomst. De aftrap doen we 14 oktober al tijdens de Europese Open Dagen in Brussel. Daar staat de vraag centraal hoe we onze bijdrage als medeoverheid aan het raadsproces kunnen verbeteren. Nederland is geen federale lidstaat waar de provincies over federale bevoegdheden beschikken, maar we zien wel dat allerlei dossiers door decentralisatie en deregulering bij de decentrale overheden komen te liggen. De vraag is hoe we daarbij onze inbreng zo goed mogelijk kunnen organiseren. De bijeenkomsten in 2016 gaan onder meer over de Euro­ pese fondsen na 2020, grensoverschrijdende samenwerking, de Energie­unie en transnationale transportnetwerken.’

Waterschappen
CIRCULAIRE ECONOMIE
Voor de waterschappen is vooral één onderwerp van de formele agenda van het EU­voorzitterschap van belang: het circulaire economiepakket. Woordvoerder Miranda van der Voort van de Unie van Waterschappen: ‘De waterschappen timmeren aan de weg om uit afvalwater energie en grondstoffen te halen. Het circulaire economiepakket biedt kan­ sen om belemmeringen op dat gebied te slechten, met name wat betreft het begrip afval en grondstof. Het helpt de waterschappen als er ruimte is om voorop te lopen bij dit soort innovaties. Daarnaast hebben we er belang bij
als wordt voorkomen dat schadelijke stoffen in het afvalwater terechtkomen. Het helpt als in de ontwerpfase van producten hier meer rekening mee wordt gehouden, denk bijvoorbeeld aan medicijnresten of microplastics.’

Het EU-voorzitterschap in cijfers

• Nederland is voor de 12e keer voorzitter van de Europese Unie
• Het is de 1^e keer sinds het Verdrag van Lissabon
• Er is 1 centrale locatie waar alle bijeenkomsten plaatsvinden: het Scheepvaartmuseum en het aanpalende Marineterrein in Amsterdam
• In 2004 – de vorige keer dat Nederland voorzitter was – waren er 27 locaties
• 11 informele ministerraden vinden plaats tussen 1 januari en 30 juni 2016
• +2 overige ministeriële
bijeenkomsten (Urban
Agenda en ambtelijke EU­VS­top)
• 600 Nederlandse ambtenaren zijn betrokken bij de organisatie en inhoudelijke voorbereidingen (in Den Haag, Brussel en de andere lidstaten)
• 17.500 ministers, delegatieleden en ambtenaren worden er ongeveer verwacht
• Er zijn 21.600 stropdassen en 12.000 clutch bags besteld (geschenken)
• De stropdassen zijn er in 2 varianten: voor de gasten en voor iedereen die aan het voorzitterschap meewerkt (ambtenaren, maar ook de kapiteins op de rondvaartboten, taxichauffeurs, cateringmedewerkers en beveiligers)
• Het budget is
‘significant minder dan in 2004’, toen het – omgerekend naar 2016 – 120 miljoen euro bedroeg

Verschenen in Focus, een jaarlijkse uitgave van Sdu, oktober 2015