Bewonersbijeenkomsten Den Haag verlopen relatief rustig

Terwijl elders in Nederland de gemoederen hoog oplopen, heeft Den Haag een aantal opvallend rustig verlopen bijeenkomsten achter de rug waar bewoners zijn geïnformeerd over de komst van vluchtelingen en de huisvesting van mensen met een tijdelijke verblijfsvergunning. Wat is het geheim van de hofstad? Zes tips van directeur Communicatie Maryse Ducheine.

1. Neem de tijd
‘We hadden het “geluk” dat we de tijd hadden om goed na te denken over de vraag hoe we de inwoners van Den Haag konden informeren over de komst van vluchtelingen. De voorbereiding is belangrijk. Je weet dat je te maken hebt met een onderwerp waarover voor- en tegenstanders het stevig met elkaar oneens zijn. Dat betekent dat we bijeenkomsten wilden organiseren waarbij je iedereen tegemoet treedt, voorstanders én tegenstanders, mensen die er genuanceerd in zitten. Voor iedereen moet er ruimte zijn én het moest veilig zijn.
‘Ons devies: luister, licht toe en ga vooral in op wat er gaat gebeuren en wat dat betekent voor de bewoners. Zodat na afloop zowel de voor- als de tegenstanders het idee hebben dat ze goed zijn bijgepraat.
‘Daarnaast hebben we in de stad ervaring met het organiseren van grootschalige bewonersbijeenkomsten, bijvoorbeeld rondom de Nuclear Security Summit in 2014, maar ook over een ander omstreden onderwerp, het Spuiforum. Daarbij gaat het om heel andere issues, maar de expertise om dit soort bijeenkomsten te organiseren, hebben we in huis. Vervolgens hebben we het integraal bekeken en alle disciplines, zoals vastgoed, communicatie, zorg, onderwijs en bestuurlijke knowhow, erbij betrokken.’

2. Stel de bewoner centraal
‘De bewoners zijn het uitgangpunt. Het gaat niet om de gemeente of het bestuur. Dat klinkt heel simpel, maar vergt wel de nodige aandacht. Wat wil de bewoner weten? We hebben gekozen voor een setting waarbij iedereen alle vragen kon stellen. Dat lukt niet met een klassieke zaalopstelling waarin de bestuurders achter een gerokte tafel tegenover de zaal zitten. Tegelijkertijd komen mensen wel om van hun bestuurders te horen wat er gaat gebeuren. Wij hebben de bewonersbijeenkomsten daarom in twee delen geknipt. De bestuurders, wethouder Wijsmuller en burgemeester Van Aartsen, en de desbetreffende stadsdeeldirecteur hebben een korte toelichting gegeven en zijn daarna direct de zaal ingegaan. We hadden ook een team vrijwilligers uit het ambtelijk apparaat bijeengebracht. Iedereen was met dezelfde Q&A gebrieft, alle mogelijke vragen en antwoorden waren tevoren doorgenomen. Zo konden we in kleine groepjes het gesprek aangaan met de bewoners en vragen beantwoorden. Als we het antwoord niet wisten, hebben we dat ook eerlijk gezegd. We hebben bewust voor een aantal bijeenkomsten gekozen waarvoor we de direct omwonenden per brief hebben uitgenodigd in plaats van een centrale sessie voor de hele stad of wijk. Als er behoefte aan is, kunnen we nog aparte gesprekken organiseren. Met de middenstanders rondom het Statenkwartier bijvoorbeeld.
‘De stadsdeeldirecteuren spelen een heel belangrijke rol. Zij weten goed wat er in de wijk aan sentimenten speelt, betrekken de bewonersverenigingen erbij. Meestal heeft de stadsdeeldirecteur vooraf al contact gehad met de tegenstanders. En via sociale media monitoren we permanent wat er speelt en leeft in de stadsdelen en de wijken.’

3. Geef een toelichting op het besluit
‘We hebben vooraf geen inspraakavond gehouden. Het college heeft er bewust voor gekozen een besluit over de opvang van asielzoekers te nemen, dat mee te delen aan de raad, er vervolgens een raadsdebat over te voeren – hoewel er geen amendementen konden worden ingediend – en tot slot de bewoners over het besluit in te lichten. Tijdens het raadsdebat hebben we iedereen die wilde inspreken de ruimte gegeven. In totaal hebben 31 mensen zich laten horen, samen goed voor twee uur spreektijd.’

4. Houd rekening met het effect van camera’s
‘Journalisten waren bij onze bijeenkomsten welkom, camera’s niet. Als er camera’s aanwezig zijn, krijgen de mensen die het hardst schreeuwen de meeste aandacht, zo werkt dat nu eenmaal in de nieuwsjournalistiek. Dat gaat ten koste van degenen die een redelijke vraag hebben of voorstander zijn, maar niet toekomen aan hun vraag. Gezien het klimaat rondom het vluchtelingendebat leek het ons niet zinvol dat een bewonersbijeenkomst wordt gekaapt door de schreeuwers. Daar zijn we streng in geweest en dat hebben we goed kunnen uitleggen aan de televisieploegen. Zij vonden dat niet leuk, maar er was wel begrip.
Ook hebben we voor onszelf een grens gesteld wat we wel en niet accepteren als er amok gemaakt zou worden. Uiteraard ligt de grens bij geweld, maar er is ook een verbale grens. Als een situatie zoals in Steenbergen zich voor zou doen, dan hadden we de bijeenkomst stilgelegd om de rust te herstellen om vervolgens door te gaan. Over dit soort zaken denk je van tevoren goed na. We hebben de bijeenkomsten minutieus voorbereid. ’

5. Maak gebruik van het hele ambtelijk apparaat
‘We hebben in de hele organisatie een verzoek uitgedaan voor vrijwilligers. Bij de laatste bijeenkomst in het World Forum waren we met een groep van tachtig ambtenaren. Je moet ervoor zorgen dat je mensen in de groep hebt die goed kunnen anticiperen op onverwachte situaties. Bij de bijeenkomst in het voormalig ministerie hadden we een vergunning voor negenhonderd mensen. Op een gegeven moment was het vol en stonden er nog tweehonderd belangstellenden buiten. Toen moesten we improviseren en hebben we de rij wachtenden uitgelegd dat het nog even zou duren, maar dat ze naar binnen mochten als er mensen uit gingen. De les die we hier hebben geleerd: als zo’n situatie zich nog een keer voordoet, moeten we sneller met een groep collega’s de hele rij informeren, anders krijg je onrust bij de deur. Bij alle bijeenkomsten heb ik trouwens samen met collega’s bij de deur gestaan om iedereen persoonlijk welkom te heten. Dat maakt een verschil in het gevoel van hoe mensen zich bejegend voelen.’

6. Organiseer de nazorg
‘Tijdens de bijeenkomsten lagen er formulieren waarop mensen hun vragen kwijt konden, inclusief hun e-mailadres. We hebben een aparte backoffice ingericht waar deze vragen worden beantwoord. Nu deze bijeenkomsten achter de rug zijn, is het zaak dat bewoners het gevoel blijven houden dat ze maximaal worden meegenomen in wat er gaat gebeuren. Het e-mailadres van de gemeente blijft bemenst, er is een apart team – een soort vliegende brigade – per locatie. Ook het speciale communicatieteam blijft bestaan en er is een “desk” ingericht waar mensen met vragen terechtkunnen. En als het nodig is, organiseren we weer een bewonersbijeenkomst. Misschien op een andere manier, we kijken waar behoefte aan is. Het is allemaal maatwerk.’

++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Asielzoekers in Den Haag
Boven het wettelijk verplichte aantal van 1047 op te vangen vluchtelingen met een verblijfsvergunning in 2015 en naar verwachting 1200 in 2016 heeft het college van Den Haag besloten nog eens zevenhonderd statushouders onderdak te bieden. Er zijn voor deze bijna drieduizend asielzoekers met een verblijfsvergunning voorlopig drie locaties bekend: het voormalig ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Bezuidenhout, de Banjaard, een voormalig zorggebouw aan de Scheveningseweg dat onderdak biedt aan vijftig tot honderd asielzoekers, en het gebouw van Parnassia in de Kiwistraat in Loosduinen waar veertig minderjarige statushouders terechtkunnen.
Op korte termijn wordt het oude ministerie van SZW in gebruik genomen als noodopvang. Tot eind van dit jaar kunnen daar zeshonderd vluchtelingen terecht in afwachting van een verblijfsvergunning. Begin 2016 wordt gestart met de verbouwing om het geschikt te maken voor statushouders. In alle drie de wijken heeft de gemeente Den Haag in oktober een bewonersavond georganiseerd.

Verschenen in VNG Magazine, 6 november 2015

 

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s