De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten heeft de afgelopen jaren hard gewerkt om meer grip op gemeentelijke samenwerking te krijgen. Het resultaat is een aanpak die zich volgens de opstellers laat omschrijven als de Zeeuwse methode. We vroegen drie Zeeuwse raadsleden naar hun ervaringen met een aantal aanbevelingen.

Eigenlijk ligt de basis voor de Aanpak voor een goede samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen – zoals het iets meer dan vijftig pagina’s tellende rapport heet – al in het vorige decennium, vertelt Rein Hogendorf, controller bij de gemeente Kapelle en betrokken bij het opstellen van de Zeeuwse methode. ‘We realiseerden ons destijds dat er steeds meer gemeenschappelijke regelingen kwamen en hebben in 2009 een document opgesteld waarin we heel strak alle regels benoemden. Vijf jaar later vonden we het tijd voor een vervolg. In 2015 zou de Wet gemeenschappelijke regelingen wijzigen en we constateerden dat er behoefte was aan meer duidelijkheid, zowel voor de gemeenschappelijke regelingen als voor colleges en gemeenteraden.’

Samenwerking verbeteren
Het doel van het rapport, dat in 2015 is gepresenteerd en in de loop van dit jaar wordt geëvalueerd, is het verbeteren van de onderlinge samenwerking tussen opdrachtgever – de gemeente – en opdrachtnemer – de gemeenschappelijke regeling. Per onderdeel – sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden, wordt een aantal aanbevelingen gedaan. Van het maken van samenwerkingsafspraken en meerjarenramingen tot het versturen van nieuwsbrieven aan de gemeenteraad en het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken. Alle aanbevelingen samen vormen de Zeeuwse methode. Volgens Hogendorf is de aanpak ‘tamelijk uniek’ en geeft deze zowel gemeenten als gemeenschappelijke regelingen duidelijke handvatten. ‘Het is bovendien geen statisch document’, aldus de controller. ‘Het is dynamisch, we verbeteren continu de processen.’

Tot zover de theorie. Hoe werkt de aanpak in de praktijk? Hebben Zeeuwse raadsleden inderdaad meer grip op de zestien gemeenschappelijke regelingen die Zeeland momenteel kent?  ‘Het is een goede aanzet en ik ben heel blij met het rapport’, zegt CDA-raadslid Siwart Mackintosh uit Kapelle. ‘Maar het is slechts een eerste stap. Het is nu zaak dat we nog meer inzoomen op de kwaliteit van de gemeenschappelijke regelingen en hoe we daar als raad meer zicht op krijgen.’ Volgens Mackintosh richt de controle op de gemeenschappelijke regelingen zich nog te veel op de planning & control-cyclus. ‘Als de accountant aangeeft dat het goed zit, heeft de raad al snel de neiging te denken dat het wel klopt.’

Raadslid Mineke Bierens (VVD) uit Veere herkent de knelpunten die in het rapport worden beschreven en vindt het goed dat dit is opgepakt. ‘Of raden meer grip op de gemeenschappelijke regelingen krijgen, moet blijken’, zegt Bierens. ‘De adviezen die erin staan, zijn duidelijk. Nu is het zaak dat we ze opvolgen.’

Raadslid Ellen de Neef van de eenmansfractie Provinciaal Belang Zeeland uit Terneuzen vindt dat ze nog steeds weinig grip heeft op de acht gemeenschappelijke regelingen waar haar gemeente deel van uitmaakt. De nieuwe aanpak heeft daar nog geen verandering in gebracht, meent ze. ‘Het gaat er vooral om hoe actief college en raad dit rapport oppakken. Dat wisselt bij ons nu per gemeenschappelijke regeling.’

Een van de aanbevelingen uit het rapport is dat er jaarlijks samenwerkingsafspraken gemaakt moeten worden tussen gemeente en gemeenschappelijke regeling. Mackintosh ziet dat dit de laatste jaren is verbeterd. ‘De nieuwe aanpak heeft ertoe bijgedragen dat de dienstverleningsovereenkomsten strakker en smarter geformuleerd worden’, zegt hij. ‘Dat is ook goed voor de gemeenschappelijke regeling. De organisatie weet beter en concreter waar ze aan toe is en wat er wordt verwacht.’

Zinvoller
Bierens vraagt zich af of het jaarlijks maken van dit type afspraken wel werkt. ‘Meestal kijk je een paar jaar vooruit, dat lijkt me zinvoller. Natuurlijk kun je jaarlijks met elkaar overleggen en zaken bijstellen indien nodig.’

De Neef denkt dat er meer voordeel te behalen valt in het beter informeren van de raad door de gemeenschappelijke regelingen, een van de andere aanbevelingen. ‘Het liefst in hapklare brokken, zodat het voor ons overzichtelijker wordt.’ Ze vindt dat raadsleden nu vaak overvoerd worden met informatie. Het sturen van nieuwsbrieven, zoals gemeenschappelijke regelingen volgens de Zeeuwse methode zouden moeten doen, lijkt haar zinvol. Bierens is het met haar eens en juicht dit advies, dat inmiddels door zowel de Veiligheidsregio Zeeland als de Regionale Uitvoeringsdienst is opgepakt, toe. Ze heeft nog wel een ander punt van aandacht. ‘Ik zou graag een compacte samenvatting krijgen van een jaarverslag of jaarrekening in plaats van dat ik dikke documenten moet doorakkeren. Dat is voor ons bijna niet te doen.’

Het als agendapunt opnemen van informatie uit gemeenschappelijke regelingen, zoals de aanpak voorschrijft, is in alle drie de gemeenten een normale gang van zaken. ‘De wethouders moesten ons natuurlijk al op de hoogte houden van het reilen en zeilen in de gemeenschappelijke regelingen’, zegt Bierens. ‘Maar doordat het nu expliciet genoemd wordt in het rapport staat het beter op het netvlies.’ Mackintosh merkt dat de bestuurders in Kapelle een stuk actiever zijn geworden in het geven van informatie. ‘Tegelijkertijd is onze raad ook alerter geworden op allerlei ontwikkelingen’, stelt de CDA’er.

De Neef zet haar vraagtekens bij het advies om per gemeenschappelijke regeling een ambtelijke begeleidingscommissie in te stellen. ‘Als zo’n commissie ervoor zorgt dat de raden beter geïnformeerd worden, dan is het prima’, aldus De Neef. ‘Maar als het enkel ter ondersteuning van de wethouder dient, dat is het een ander verhaal.’ Mackintosh ziet zo’n ambtelijke begeleidingscommissie juist wel zitten. Sterker nog, hij vindt dat er ook een raadslid zou moeten kunnen aanschuiven. ‘Als het gaat om politiek-beleidsmatige zaken, dan staat er niets in de weg om erbij te zijn’, aldus de CDA’er. ‘Al was het maar als toehoorder voor de informatiestroom. Discussie en besluitvorming moeten natuurlijk in de raadsvergadering plaatsvinden tussen portefeuillehouder en raad in het openbaar’, benadrukt hij.

Klankbordgroep
Ook Bierens is voorstander van een ambtelijke begeleidingsdienst per gemeenschappelijke regeling, maar moet er niet aan denken dat raadsleden daar deel van uitmaken. ‘Dat er op ambtelijk niveau een aantal mensen bij een gemeenschappelijke regeling betrokken wordt, is prima. Maar de vertegenwoordiging in die organisatie is de taak van de wethouder, en in de Veiligheidsregio van de burgemeester’, zegt Bierens.

Ze wijst op de klankbordgroep die onlangs is ingesteld bij de Veiligheidsregio Zeeland. ‘Deze specifieke situatie (volgens onder meer een onderzoek van Twynstra Gudde zou er bestuurlijk nogal wat mis zijn bij deze gemeenschappelijke regeling, red.) heeft ertoe geleid dat er een klankbordgroep is ingesteld, zodat de gemeenteraden beter betrokken raken en er meer zicht op hebben. In Veere hebben we ons sterk afgevraagd wat de status van deze klankbordgroep is. We waren er geen voorstander van. Maar de andere gemeenten vonden het een goede zaak, omdat er dan meer contact zou zijn en er beter informatie uitgewisseld zou worden. Wij hebben nu dus ook twee raadsleden in die groep zitten, maar dit moet zeker geen navolging krijgen bij andere gemeenschappelijke regelingen.’

Mackintosh, die wel deel uitmaakt van de klankbordgroep, vindt dat geen uitgemaakte zaak. ‘We zijn in dit verband pas één keer bij elkaar gekomen, dus ik kan nog niet zeggen wat het gaat opleveren. Maar mogelijk krijgen we als raadsleden op deze manier toch extra grip op organisaties waar het mis dreigt te gaan en waar we normaal gesproken behoorlijk op afstand staan.’

Spannende maanden
Voor de VZG-werkgroep breken spannende maanden aan. Alle op- en aanmerkingen die het afgelopen jaar op het rapport zijn ontvangen, gaat ze verwerken. Zoals het schrappen van het meerjarig beleidsplan (zie kader op pagina 35). Tegelijkertijd is de werkgroep bezig met het verzamelen van alle nieuwe gemeenschappelijke regelingen die gebaseerd zijn op het Zeeuwse model. ‘De besturen moeten de nieuwe regeling uiterlijk 15 juli indienen en vervolgens stelt de werkgroep voor elke gemeente een concept-raadsvoorstel en -besluit op’, zegt Hogendorf. ‘Uiterlijk half oktober moeten de raden dit voorstel behandeld hebben en daarmee is het traject van de nieuwe gemeenschappelijke regelingen afgerond.

+++++++++++++++++++++++++++++++++++
Meerjarig beleidsplan verdwijnt
Dat de Zeeuwse aanpak geen statisch proces is, maar dynamisch, zoals controller Rein Hogendorf aangeeft, blijkt onder meer uit het feit dat het werken met een meerjarig beleidsplan, een van de aanbevelingen in de huidige aanpak, verdwijnt. Hogendorf: ‘Tijdens het evaluatierondje dat we momenteel maken, is gebleken dat het moment van aanleveren van een meerjarig beleidsplan voor veel gemeenschappelijke regelingen veel te vroeg is. We gaan dat nu ondervangen door te eisen dat de meerjarenraming zowel financieel als beleidsmatig goed onderbouwd moet zijn. De gemeenschappelijke regelingen krijgen daardoor iets meer ruimte terwijl gemeenten nog steeds in een relatief vroeg stadium op de hoogte zijn van de toekomstige plannen, zodat ze daar met het oog op hun begroting rekening mee kunnen houden.
Siwart Mackintosh vindt het jammer dat het meerjarig beleidsplan geschrapt wordt. ‘Het is juist heel goed om beleidsmatig een aantal jaar vooruit te kijken. Als de gemeenteraden in een later stadium verrast worden, krijg je de handen er niet meer voor op elkaar, vrees ik. Bovendien hoort een meerjarenraming haar basis te vinden in beleidsvoornemens tenzij die er dan niet zijn. Extrapoleren kunnen we allemaal.’
Ellen de Neef snapt het wel. ‘Het is prima om voor meerdere jaren een beleidslijn uit te stippelen, maar het is moeilijk dat voor vier jaar vast te leggen. De ontwikkelingen volgen elkaar tegenwoordig in zo’n rap tempo op, dat je niet meer zo ver vooruit kunt regeren.’

Verschenen in VNG Magazine, 2 juni 2017