Door afspraken te maken over contracten en facturatie kunnen gemeenten en zorgaanbieders heel wat bureaucratische en administratieve rompslomp vermijden. Het programma i-Sociaal Domein van de VNG, zes zorgbrancheorganisaties en het ministerie van VWS adviseren hen hoe ze dit kunnen realiseren. Programmadirecteur Reinier ter Kuile benadrukt het belang van standaarden in de zorgadministratie. Met als paradoxaal voordeel: meer ruimte voor maatwerk.

De ene gemeente wil elke vier weken via rode formulieren de facturen van de zorgaanbieder ontvangen, een andere werkt met groene formulieren en 30 dagen en nummer 3 hanteert gele formulieren en maandelijkse termijnen. Zijn dit fictieve voorbeelden? Welnee, het is de ruwe werkelijkheid waar zorgaanbieders mee te maken hebben, stelt Reinier ter Kuile, programmadirecteur i-Sociaal Domein voor gemeenten en zorgaanbieders. Hij en zijn collega’s houden zich sinds begin van dit jaar bezig met uitvoeringsstandaarden in de zorg. Zij adviseren gemeenten en zorgaanbieders hoe ze de bureaucratie te lijf kunnen gaan door afspraken te maken over contracten, facturen en wat dies meer zij. ‘Administratieve lasten terugdringen is voor veel wethouders niet het meest sexy onderwerp’, aldus Ter Kuile. ‘Maar zij spelen wel een belangrijke rol in het voorkomen van onnodige ballast.’

De programmadirecteur wijst op het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) waarop alle gemeenten sinds 2015 technisch zijn aangesloten. Gemeenten kunnen via dat GGK veilig communiceren met zorgaanbieders over, bijvoorbeeld, het starten van een zorgtraject of te betalen facturen. Het aantal gemeenten dat voor de Wmo en Jeugd van het GGK en de daarbij behorende standaardberichten gebruikmaakt, is dit jaar enorm toegenomen, maar nog steeds niet alle gemeenten doen mee en een deel gebruikt het onvolledig. ‘Onbegrijpelijk,’ vindt Ter Kuile. ‘Het kan gemeenten op alle fronten helpen, dus ik zou zeggen: ga het GGK en de standaardberichten snel gebruiken.’

20.000 varianten
Als het gaat om de afspraken die gemeenten en zorgaanbieders met elkaar maken, valt er volgens Ter Kuile nog een wereld te winnen. Een rekensommetje: er zijn 390 gemeenten en 6000 zorgaanbieders, die veelal over gemeentegrenzen heen werken. Als elke gemeente met 50 zorgaanbieders verschillende contracten sluit, dan zijn er zo’n 20.000 varianten. ‘Neem een grote speler als het Leger des Heils’, zegt Ter Kuile. ‘Deze organisatie heeft met alle gemeenten contracten, vaak zowel op het terrein van de Wmo als van Jeugd en meestal ook nog op een ander vlak. Dan heb je het over meer dan duizend contracten en allemaal verschillend; niet zozeer op de inhoud, maar vooral op administratieve eisen. Ook voor de wijkteams van de gemeenten is dit onbegonnen werk. Zij moeten precies weten welke afspraken er zijn gemaakt met welke aanbieder en welk type zorg.’

De roep om de grote variëteit aan afspraken terug te brengen is groot, constateert Ter Kuile. ‘Sommige gemeenten worstelen echter met hun pasverworven autonomie op deze taakgebieden. Nog te vaak horen we “ja, we zijn voor een standaard, maar dan wel mijn standaard”.’ De wil is er wel, wil Ter Kuile maar zeggen, maar de praktijk is weerbarstig.

Wasstraat
Het programma i-Sociaal Domein heeft met gemeenten en zorgaanbieders drie uitvoeringsvarianten en bijbehorende standaardartikelen voor zorgcontracten ontwikkeld. Ter Kuile vergelijkt het met een wasstraat: een traject dat van begin tot eind consistent is en waarmee duidelijk wordt wat gemeente en zorgaanbieder per contractvorm wel en niet moeten opnemen.

‘Gemeenten kunnen de standaardartikelen gebruiken in het inkoopproces voor 2017. In de artikelen staan afspraken over het standaardiseren van administratieve afhandeling, bekostiging van de zorg en de financiële controle achteraf’, legt Ter Kuile uit. ‘De wasstraat is daarmee eigenlijk een op administratie geharmoniseerd model voor contracten, verantwoording en controle. Hiermee vereenvoudigen gemeenten de inkoopafspraken voor wat betreft de administratieve processen en financiële verantwoording voor de Wmo en Jeugd. Het doet niets af aan de beleidsvrijheid van gemeenten, omdat de inhoud van de zorg en jeugdhulp niet gestandaardiseerd wordt’, benadrukt hij. ‘Wat je inkoopt, bij wie en tegen welke prijs, daar bemoeien wij ons niet mee.’

Ter Kuile: ‘Het zijn standaarden, gebruik ze dan ook als zodanig en hang er niet allerlei lokale toeters en bellen aan. Als je landelijk met elkaar afspreekt dat je de euro gebruikt, ga dan niet vanwege allerlei lokaal sentiment ook guldens accepteren. Wat gemeenten kopen en voor hoeveel, dat moeten ze zelf weten, maar betaal in euro’s.’

Paradoxaal genoeg geeft het automatiseren van de administratieve processen juist ruimte om inhoudelijk tot zorg op maat voor burgers te komen, zegt Ter Kuile. ‘De zorgtoewijzing, facturatie en betaling kunnen volledig geautomatiseerd worden.’

Als voorbeeld noemt hij Steenwijkerland, waar gemeente en zorgaanbieders hun gegevensuitwisseling voor het sociaal domein goed ingeregeld hebben. Ter Kuile: ‘Zorgaanbieders dienen hun facturen volledig geautomatiseerd in via de landelijke gegevensknooppunten. De software van de gemeente zorgt automatisch voor tijdige betaling van deze facturen. Dit kost geen menskracht, waardoor medewerkers van de gemeente én van de zorgaanbieders meer tijd hebben om zich met de inhoud van de zorg bezig te houden.’

++++++++++++++++++++++++++++++
Wethouder Janny Bakker (CDA), Huizen
De wet van de remmende voorsprong
De acht gemeenten in de regio Gooi en Vechtstreek kopen alle Wmo- en Jeugdwetvoorzieningen samen in en beheren de contracten ook gezamenlijk. Daartoe is in 2014 het Digitaal Leefplein opgezet. Via dit regionale ict-platform loopt alle administratie met de zorgaanbieders. ‘In 2016 hebben we voor de inkoop zo veel als mogelijk aangesloten bij de landelijke standaarden en handreikingen van i-Sociaal Domein’, zegt wethouder Janny Bakker (CDA) uit Huizen. ‘En vanaf 1 januari 2017 gaan we de standaardproductcodes hanteren.’
Voor zowel de acht gemeenten als de zorgaanbieders biedt dit veel voordelen, erkent Bakker. De regio Gooi en Vechtstreek heeft echter wel te maken met de wet van de remmende voorsprong: ‘Toen het Digitaal Leefplein in het eerste kwartaal van 2015 in gebruik werd genomen, waren er nog geen bruikbare landelijke standaardproductcodes of uitvoeringsvarianten. Hoewel onze aanbieders begrijpen dat we daar nu bij aansluiten, zijn ze wel huiverig voor deze verandering. En wij ook, eerlijk gezegd, aangezien we ons systeem nu eindelijk goed werkend hebben.’
Wat daarbij meespeelt, is dat de Wmo- en Jeugdstandaarden slecht op elkaar zijn afgestemd. ‘Er zijn producten die bij Jeugd anders heten dan in de Wmo of die bij Jeugd ontbreken en in de Wmo wel bestaan.
Met onze inkoop voor 2017 hebben we voor het hele sociaal domein alle contracten en bedrijfsvoering op elkaar afgestemd; landelijk is hier nog wel een slag in te maken.’

Huizen en de zeven andere gemeenten hebben veel tijd en energie gestoken in het aansluiten van de zorgaanbieders op het Digitaal Leefplein. ‘We zijn bij alle partijen langsgegaan en hebben letterlijk naast ze gezeten om te bekijken hoe hun systemen werkten.’
Bakker wil dit graag meegeven als tip aan andere gemeenten. ‘Het heeft in het begin veel tijd gekost. Het was een enorme investering, maar deze individuele benadering betaalt zich nu uit.’

Verschenen in VNG Magazine, 21 oktober 2016